Duurzaam toegankelijk loslaten

Jeroen Jonkers

De kracht van het congres ‘Smart Humanity’ is dat je ook in kleine clubs aan de slag kan gaan. Eén van deze sessie werd getrokken door Kees Groeneveld en André Plat. Bij hen stond de vraag centraal: Wat ga jij doen om met ‘duurzaam toegankelijk’ aan de slag te gaan? In een interactieve sessie bespraken zij de problemen waar organisaties tegenaan lopen. Gedachten hierbij zijn:

  • Hoe stel je informatie veilig?
  • Hoe krijg ik grip op de informatie?
  • Welke informatie kennen we en waar is deze beschikbaar?
  • Hoe stimuleer je gebruik en hergebruik van informatie?

Om ruimte te maken voor investeringen in nieuwe zaken, moet je natuurlijk ook bepaalde zaken niet meer doen. Daarvoor moet je durven los te laten. Maar wat laat je dan los? Investeer je niet meer in het papieren archief? Investeer je niet in verantwoordingsinformatie, omdat dat toch al in het primaire proces verwerkt is? Het is een droombeeld om alles in het proces vast te leggen, waarbij de relevante data ‘automatisch’ goed vastgelegd wordt en je niet meer apart zou hoeven te verantwoorden.

Zodra je ‘in control’ bent, hoop je natuurlijk ook dat de data tijdig vernietigd wordt. Tijdig vernietigen is belangrijk: de verwachting is dat in 2030 5% van alle stroom nodig is voor ons totale datagebruik. Het idee dat alle data bewaren dus niets kost, is een illusie. De vernietigings-tiendaagse (http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/thematiendaagse-vernietiging-van-13-t-m-24-januari-2020) stuurt ook op dit bewustzijn.

Andre Plat stelt dat ‘we moeten meer beheren in plaats van te dupliceren’. Gemiddeld genomen is een document 15 tot 20 keer op verschillende digitale locaties opgeslagen. Dat moet echt anders. Het is toch vreemd dat een professional in een vakapplicatie werkt en dat dat werk vervolgens in tig andere systemen wordt opgeslagen om bijvoorbeeld te archiveren en te publiceren. Binnen organisaties moeten meer afspraken worden gemaakt over het opslaan van data. In de praktijk zie je wel dat er pogingen worden gedaan om grip te krijgen op het informatiebeheer, maar er zijn onvoldoende goede praktijkvoorbeelden. Logisch zou toch zijn om aspecten als openbaarheid, archief, informatiebeveiliging en privacy integraal op te pakken.

De belangrijkste tip van André Plat is om te sturen op de beheersfuncties en het beheer te organiseren daar waar de creatie van data plaatsvindt. Daarbij moet je de samenhang van documenten en hun context meenemen.

In 2020 zal Andre Plat in Od een artikel publiceren over de ontwikkelingen op terrein van duurzaam beheer van informatie.

Jeroen Jonkers is hoofdredacteur van Od

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *