Grip op informatie

Marieke van Bragt

Weet uw organisatie eigenlijk hoeveel megabytes, terabytes of petabytes aan informatie er aanwezig is? En waar is dat dan opgeslagen? Op netwerkschijven, in document management systemen, in de cloud, op cd’s, floppy’s, of usb-sticks, op de werktelefoon? Door de toenemende variëteit aan werkomgevingen en opslagmogelijkheden raken organisaties steeds meer het overzicht kwijt.

Tijd om daar grip op te krijgen! Want informatie bewaren kost geld, per terabyte zo’n € 2000 à 3000 per jaar. Dit kan een goede stok achter de deur zijn om de berg aan informatie aan te pakken. Als informatieprofessional binnen de organisatie kun je in samenwerking met bijvoorbeeld een informatiearchitect en de ICT-afdeling een overzicht maken. Je kunt ook een monitor laten uitvoeren over de aard en omvang van de informatiehuishouding, zoals we vandaag in een presentatie van Van Kaliber hebben gehoord. 

Overzicht krijgen blijft een lastige taak, gaven de deelnemers bij deze sessie aan, want de spelregels voor informatiebeheer zijn niet altijd helder binnen de organisatie: weten de medewerkers welke opslagvormen ze mogen gebruiken? Wat mag er op persoonlijke schijven opgeslagen worden? Mogen zij hun eigen usb-sticks gebruiken en documenten opslaan in de Google cloud – “Da’s handig voor het thuiswerken”? 

Ook vernietigen blijft een gevoelig onderwerp voor medewerkers, want het kan toch handig zijn om die documenten of kopietjes daarvan te bewaren, want je weet maar nooit.

Maar de belangrijkste stok achter de deur om grip te krijgen op die berg informatie is, naast het voldoen aan wet- en regelgeving, toch wel om verantwoording kunnen afleggen naar de samenleving. Medewerkers daar bewust van maken en hun verantwoordelijkheid hierin laten nemen, is een niet te onderschatten taak voor de informatieprofessional. 

Marieke van Bragt is gastredacteur van Od

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *